Rapports de dénonciation

RÈGLEMENT POUR LA GESTION DES SIGNALEMENTS DE CONDUITES ILLÉGALES ET DES FORMES DE PROTECTION CONNEXES

Afin d'encourager et de faciliter le signalement d'actes répréhensibles et, ainsi, de réduire les risques d'irrégularités, la société Le Sac. Srl (« Le Sac » ou la « Société ») a adopté un règlement d'entreprise qui régit le système interne de signalement des violations (Whistleblowing), conformément au décret législatif n° 2014/2008. 24 du 10 mars 2023 (dit « Décret de dénonciation »), publié en vertu de la directive 2019/1937 de l'UE du Parlement européen et du Conseil.

Le système de dénonciation de l'entreprise protège contre toute conséquence préjudiciable

toute personne qui entend signaler des violations de la réglementation nationale ou de l'Union européenne qui portent atteinte à l'intérêt public ou à l'intégrité de l'administration publique ou de l'entité privée, dont elle a eu connaissance dans le cadre de son travail, tout en garantissant la confidentialité et la protection des données personnelles du déclarant, de la personne signalée et de toutes les personnes concernées.

La procédure ne peut pas être utilisée pour soumettre des réclamations ou des demandes de garantie.

Modes de fonctionnement

1. Canaux de signalement

Conformément au décret législatif n° En vertu de la loi n° 24 du 10 mars 2023, la Société s'est dotée de Canaux de Signalement internes qui garantissent la confidentialité de l'identité du Signaleur, du facilitateur, de la personne impliquée et de toute personne mentionnée dans le Signalement, ainsi que du contenu du Signalement lui-même et de la documentation associée. Ces Canaux de Signalement, alternatifs entre eux et ayant la même finalité et la même efficacité, sont gérés uniquement par le Gestionnaire, c'est-à-dire par un organe composé de personnes spécifiquement désignées et extérieures à la Société, possédant des exigences professionnelles, autonomes, indépendantes et impartiales. Veuillez noter que la Société n'a pas accès aux canaux de signalement.

a) Rapport au gestionnaire sous forme orale

La Société autorise le Rapporteur à faire ses Rapports oralement. Les signalements oraux sont effectués par téléphone aux coordonnées du Responsable des signalements (Tél. 0341.287976 - 0341.288467) ou, à la demande de la personne signalant, lors d'un entretien en face à face fixé dans un délai raisonnable.

Le signalement, s'il est effectué lors d'une réunion, par téléphone ou par tout autre système de messagerie vocale non enregistrée, sera documenté par écrit au moyen d'un compte rendu détaillé de la conversation par le personnel concerné, avec vérification, rectification et confirmation ultérieures par la personne signalant, avec sa signature.

b) Rapport au gestionnaire sous forme écrite

Le Rapport écrit peut être effectué en utilisant le Formulaire spécialement préparé et disponible en cliquant ici , qui doit être envoyé, même de manière anonyme, par courrier électronique à segnalazioni@le-sac.it ou par courrier ordinaire au bureau du Gestionnaire, en indiquant toujours la mention « documentation confidentielle », à l'adresse suivante :

Responsable des rapports Le Sac Srl

c/o Campa Avvocati STA Srl

Via G. Anghileri n. 2

23900 - Lecco (LC)

2. Contenu du rapport

Les signalements doivent concerner des violations pertinentes aux fins du présent règlement, telles que définies à l'article 3, et doivent : i) être détaillés et fondés sur des éléments précis et concordants, ii) décrire des faits vérifiables et connus directement de la personne qui signale (donc pas de relato ou par simple ouï-dire ) et iii) contenir toutes les informations nécessaires pour identifier sans équivoque les auteurs du comportement illicite.

Les signalements ne peuvent donc porter ni sur des soupçons génériques, dénués de preuves factuelles et/ou documentaires, ni sur des informations simplement rapportées par des tiers, si le Signaleur n'a pas pris connaissance, même personnellement, du comportement signalé.

La Partie déclarante est donc tenue d'indiquer tous les éléments utiles à la vérification de la validité des faits dénoncés, afin de permettre des contrôles adéquats par rapport au Signalement.

En particulier, le rapport doit indiquer :

les données personnelles de la personne qui fait le signalement, en indiquant sa qualification ou sa fonction professionnelle (si le signalant ne souhaite pas rester anonyme) ;

une description claire et complète des faits qui font l’objet du rapport et des méthodes par lesquelles ils ont été découverts ;

la date et le lieu où l’événement s’est produit ;

le nom et/ou le rôle (qualification, fonction professionnelle ou service dans lequel l’activité est exercée) du ou des Sujets ayant réalisé la conduite signalée ;

la présence éventuelle d’autres sujets impliqués ;

la nature du dommage (par exemple, corruption, dommages environnementaux, etc.) ;

les noms et les rôles de toute autre personne susceptible de rendre compte des faits qui font l’objet du rapport ;

tout document pouvant confirmer la validité des faits rapportés ;

la présence éventuelle de témoins ;

toute autre information pouvant apporter des preuves utiles quant à l’existence des faits rapportés.

Les signalements anonymes ne sont acceptés que s’ils sont suffisamment détaillés et capables de mettre en évidence des faits et des situations spécifiques pouvant être vérifiés. Elles ne seront prises en considération que si elles sont dûment motivées et n’apparaissent pas dénuées de pertinence ou de fondement.

3 Réception des rapports

Le gestionnaire, une fois le rapport reçu, remplit rapidement le REGISTRE DES RAPPORTS , où les éléments suivants doivent être déclarés :

le numéro d’identification progressif qui permet une identification unique ;

la date de réception ;

le canal de signalement utilisé ;

la classification du Rapport, sur la base de l’évaluation préliminaire de son contenu (Pertinent et pertinent, Déficient, Non pertinent) ;

les constatations et les conclusions qui en découlent.

Les rapports doivent être préalablement classés par le gestionnaire selon les critères suivants :

Pertinent et pertinent : Rapports répondant aux exigences prévues par le règlement, de manière à permettre l’ouverture d’enquêtes de suivi. Sont notamment considérés comme pertinents les rapports détaillés, fondés sur des éléments factuels précis et non susceptibles d’interprétations différentes, ainsi que cohérents et convergents dans la même direction. Les signalements doivent être considérés comme pertinents lorsqu'ils concernent des actions ou des omissions, commises ou tentées : i) en violation des dispositions réglementaires nationales ou de l'Union européenne, comme prévu par l'art. 1 du décret législatif n° 24/2023; ii) pertinentes conformément au décret législatif n° 231/2001 (veuillez vous référer au catalogue des délits prédicatifs visés dans le décret susmentionné).

- Déficience : Rapports dont le contenu est insuffisant pour lancer des enquêtes, car ils ne répondent pas aux exigences prévues par le Règlement. Dans de tels cas, le Gestionnaire peut demander à la Partie déclarante, à sa seule discrétion, des informations complémentaires nécessaires pour lancer des enquêtes sur les faits signalés, en reclassant éventuellement le Signalement comme Pertinent, si des éléments sont acquis permettant de satisfaire aux exigences énoncées dans le Règlement ;

- Non pertinent : les signalements non pertinents au regard du champ d'application de la législation sur la dénonciation d'irrégularités (loi n° 179/2017 et décret législatif n° 24/2023), dans la mesure où ils concernent : i) Les sujets signalés n'ayant pas de relations avec la Société ; (ii) des faits, des actions ou des omissions qui ne concernent pas des violations pertinentes au sens du Règlement ; iii) les litiges, réclamations ou demandes liés à un intérêt purement personnel de la Partie déclarante.

Dans le cas où le Rapport est remis à une personne autre que le Gestionnaire, il doit lui être transmis par la personne qui l'a reçu dans les 7 (sept) jours suivant sa réception ; le Gestionnaire informe la Partie déclarante de sa réception.

4 Abstention de gérer le rapport en raison d'un conflit d'intérêts potentiel

Dans le cas où la personne dénoncée coïncide avec le gestionnaire, ou si elle a un intérêt lié au signalement de nature à compromettre son impartialité et son indépendance de jugement, elle doit le communiquer sans délai au Conseil d'Administration de la Société et doit s'abstenir de participer au processus de gestion du signalement.

En cas de signalement concernant des membres du Conseil d'Administration, le Gérant devra en informer immédiatement l'Organe de Surveillance.

5 activités pour vérifier la validité du rapport

Dans le cadre de la gestion des Canaux de Reporting, le Responsable exerce les activités suivantes :

a) délivre à la Partie déclarante un accusé de réception du rapport dans un délai de 7 (sept) jours à compter de la date de réception ;

b) entretient des discussions avec la Partie déclarante et peut demander des compléments à cette dernière, si nécessaire ;

c) assure avec diligence le suivi des rapports reçus;

d) fournit un retour d’information sur le Rapport dans un délai de 3 (trois) mois à compter de la date de l’accusé de réception ou, en l’absence d’un tel accusé de réception, dans un délai de 3 (trois) mois à compter de l’expiration du délai de 7 (sept) jours à compter de la réception du Rapport.

La vérification de la validité des circonstances représentées dans le Rapport est confiée au Gestionnaire, qui procède dans le respect des principes d'impartialité et de confidentialité, en effectuant toute activité jugée appropriée, y compris l'audition personnelle du Dénonciateur et de tout autre sujet pouvant rendre compte des faits.

Le Gestionnaire, dans la réalisation des activités visant à vérifier la validité du Rapport, peut bénéficier de l'appui de consultants externes et/ou de la collaboration de structures et fonctions de l'entreprise lorsque, en raison de la nature et de la complexité des contrôles, leur implication est nécessaire. Pendant l’enquête sur le Signalement, le droit à la confidentialité de l’identité du Signalant est garanti, sauf si cela n’est pas possible en raison des caractéristiques intrinsèques des enquêtes à mener. Les mêmes devoirs de conduite, visant à garantir la confidentialité du Signaleur, s’appliquent également à la personne, qu’elle soit consultante ou interne, qui fournit ses services en soutien au Gestionnaire.

Suite à l'enquête, le Gérant, s'il estime qu'il n'y a pas lieu d'archiver le Signalement en raison de son absence de fondement, prépare un rapport spécifique à l'intention du Conseil d'Administration, dans lequel sont formalisés le contexte, le cadre réglementaire et procédural de référence, les activités de vérification effectuées, les résultats connexes qui ont émergé, les documents ou autres éléments prouvant la conduite illicite ou la Violation commise, aux fins d'éventuelles mesures disciplinaires adoptées par la Société à l'encontre de la Personne Signalée.

Si le Gestionnaire, dans le rapport susmentionné, indique des profils d'amélioration, des actions correctives et/ou d'atténuation des risques, ceux-ci pourront être communiqués, toujours dans le respect du principe de protection de la confidentialité de la Personne Informatrice, à la direction compétente de l'entreprise, afin que les actions correctives et d'atténuation des risques nécessaires soient évaluées et mises en œuvre ou que toutes les actions d'amélioration soient adoptées pour protéger l'Entreprise.

Si le Gérant, suite à l'activité d'enquête pertinente, constate au contraire le manque de fondement du Signalement effectué, il en informera la Société, pour l'évaluation de l'éventuelle imposition de sanctions disciplinaires à l'encontre de la Personne Signalant, lorsque sa responsabilité pénale pour les délits de diffamation ou de calomnie ou en tout cas pour les mêmes délits commis avec le signalement à l'autorité judiciaire ou comptable ou sa responsabilité civile, pour la même raison, en cas de fraude ou de négligence grave, même avec une condamnation en première instance.

6 Confidentialité et interdiction des représailles

Il appartient au Gestionnaire de garantir la confidentialité de l’identité de l’Auteur du Signalement et de toute autre information permettant de déduire directement ou indirectement cette identité, dès la prise en compte du Signalement, même dans les cas où le Signalement s’avérerait ultérieurement inexact ou infondé.

Tous les rapports reçus, quel que soit le canal de signalement utilisé, sont archivés et stockés par le gestionnaire, afin de protéger la confidentialité du rapporteur. Le rapport et la documentation jointe ne peuvent pas être consultés ou copiés par des candidats non autorisés.

L'identité de la Personne qui fait le signalement doit être protégée à chaque étape suivant le signalement, sauf si elle n'est pas garantie lorsque la responsabilité pénale de la Personne qui fait le signalement pour les délits de diffamation ou de calomnie ou en tout cas pour les mêmes délits commis avec le signalement à l'autorité judiciaire ou comptable est établie, même par un jugement de première instance, ou sa responsabilité civile, pour la même raison, dans les cas de fraude ou de négligence grave, ainsi que dans les cas où l'anonymat n'est pas opposable par la loi (informations testimoniales sommaires obtenues par la Police Judiciaire, les autorités administratives ou les inspections des autorités de contrôle, etc.).

Eu égard spécifiquement à la portée de la procédure disciplinaire à l'encontre de l'accusé, l'identité du déclarant peut être révélée au responsable de la fonction de l'entreprise en charge de la procédure disciplinaire (employeur et/ou direction des ressources humaines) et/ou à l'accusé uniquement dans les cas où :

il y a le consentement exprès de la personne signalant le signalement ; c'est-à-dire

la contestation de l'accusation disciplinaire est fondée uniquement sur le Rapport et la connaissance de l'identité du Rapporteur est absolument indispensable à la défense de l'accusé, telle que demandée et motivée par ce dernier par écrit. Dans de telles circonstances, il appartient au titulaire du pouvoir disciplinaire (Employeur et/ou Direction RH) d’évaluer la demande de l’accusé et si la condition d’indispensabilité absolue de connaître le nom du lanceur d’alerte aux fins de la défense existe. Si un tel besoin est jugé nécessaire, le titulaire du pouvoir disciplinaire doit adresser au Gestionnaire une demande motivée, contenant un exposé clair et précis des raisons pour lesquelles la connaissance de l’identité du Dénonciateur est essentielle.

Les mêmes devoirs de conduite, visant à la confidentialité du Dénonciateur, que ceux qui sont exigés du Gestionnaire, pèsent sur le titulaire du pouvoir disciplinaire.

Dans le cas où le Rapport est transmis à d'autres structures/organismes d'entreprise aux fins de réalisation d'activités d'enquête, seul le contenu du Rapport doit être transmis, en supprimant - dans la mesure du possible - toutes les références à partir desquelles il est possible de retracer, même indirectement, l'identité de la Personne Signalant.

La Société, conformément à la loi n° 179/2017 et le décret législatif n° 24/2023, interdit tout acte de représailles ou de discrimination à l'encontre du Signaleur pour des raisons liées, directement ou indirectement, au Signalement et entend poursuivre dans les termes de la loi et avec les sanctions disciplinaires prévues par la CCNL appliquées dans l'entreprise :

quiconque viole les mesures de protection du lanceur d’alerte en adoptant un comportement de représailles et/ou discriminatoire ;

quiconque, par mauvaise foi, fraude ou négligence grave, fait des signalements qui s’avèrent ultérieurement non fondés.

Français L'adoption de mesures de rétorsion ou de discrimination à l'encontre des personnes qui font les Signalements visés dans le Règlement peut être signalée à l'Autorité Nationale de Lutte contre la Corruption (ANAC), conformément aux dispositions du Décret Législatif n° 126/2008. 24/2023, à l'Inspection nationale du travail, pour les mesures relevant de sa compétence, ainsi qu'à l'organisation syndicale indiquée par la Partie déclarante.

7 méthodes d'archivage et de stockage de la documentation

Le Gestionnaire conserve le REGISTRE DES RAPPORTS et toute la documentation reçue dans le respect des obligations de confidentialité prévues par le décret législatif 24/2023 et le règlement UE 2016/679, pendant le temps nécessaire au traitement du Rapport et en tout cas au plus tard 5 (cinq) ans à compter de la date de communication du résultat final de la procédure de Rapport.

8 Rapports externes.

Le déclarant peut signaler les violations à l'ANAC (Autorité nationale de lutte contre la corruption), par les canaux appropriés établis par cette autorité, exclusivement si les conditions suivantes s'appliquent :

l'activation du canal de signalement interne n'est pas prévue dans votre contexte de travail ou celui-ci, même s'il est obligatoire, n'est pas actif ou, même s'il est activé, n'est pas conforme aux dispositions de l'art. 4 Décret législatif n° 24/2023;

le Rapporteur a déjà fait un rapport interne et il n’a pas été suivi d’effet ;

la personne qui fait le signalement a des motifs raisonnables de croire que, si elle faisait un signalement interne, celui-ci ne serait pas suivi d’effet ou que le signalement lui-même pourrait entraîner un risque de représailles ;

la partie signalante a des motifs raisonnables de croire que la violation peut constituer un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt public.